為貫徹落實全系統(tǒng)財務現(xiàn)代化建設要求，提升檔案管理智能化水平，山東泰安煙草持續(xù)推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，讓檔案在被查找過程中主動答“到”，大大提高了工作效率。

在搭建智能查找平臺時，泰安煙草以需求為向?qū)?#xff0c;引入智能化檔案柜。因為檔案在傳遞過程中存在雙方確認偏差問題，而采用可設置密碼的檔案柜，存放人員在存放檔案時只需設置密碼，取件人員輸入存放人員設置的密碼即可打開檔案柜，加強了檔案傳遞人員之間的信息互通，確保了傳遞過程的連貫性以及檔案保管的安全性。

圖為新升級的智能會計檔案柜

在解決了智能檔案庫之后，他們在檔案系統(tǒng)中對檔案室進行三維立體化管理，引入RFID無線射頻技術，采用帶芯片的可存儲數(shù)據(jù)新型電子標簽，賦予每本憑證唯一“身份證”，進而精準定位每本會計檔案的位置。每次在浩如煙海的憑證中查詢某本憑證時，一掃碼憑證就會主動答“到”，通過閃燈引導檔案使用人員迅速查閱會計檔案。同時通過手持無線射頻設備進行數(shù)據(jù)采集，實現(xiàn)了憑證盤點查找自動化和動態(tài)化，會計檔案盤點效率提升77.21%，同時進一步降低人工成本，提升檔案精益管理水平。

在提升查閱效率基礎上，通過錄入檔案系統(tǒng)管理員的人臉信息，進行人臉識別，還能有效防止非檔案管理人員隨意進出檔案室，保證了檔案存放的安全性。同時依托檔案信息系統(tǒng)運用信息化手段進行盤點登記，自動記錄檔案盤點和查閱信息，大大縮短了盤點過程中的登記時間，為每月盤點會計檔案節(jié)約用時20余分鐘。

目前，運用該管理模式撰寫的QC課題在泰安市質(zhì)協(xié)評選中獲得一獲獎，有效推動了會計檔案管理工作的高效化、數(shù)字化、智能化。