煙草在線專稿　　檔案收集作為檔案管理的一個(gè)重要組成部分，檔案資料收集的完備性與否直接決定了檔案是否完整，是衡量檔案質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。如今，面對(duì)煙草行業(yè)自身不斷地發(fā)展，以及煙草商業(yè)企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀，如何加強(qiáng)檔案收集管理工作是擺在行業(yè)檔案管理員面前的一個(gè)重要課題。筆者結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，談?wù)勛约旱南敕ā?/p>

　　一、煙草商業(yè)企業(yè)檔案收集的現(xiàn)狀

　　眼下行業(yè)在編纂煙草志書，筆者發(fā)現(xiàn)一些生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)或者史實(shí)資料因檔案資料的缺失而只能空缺.這對(duì)記錄煙草行業(yè)發(fā)展的歷程來說是個(gè)遺憾，也是檔案管理的一個(gè)不可彌補(bǔ)的損失。

　　日常收集工作不及時(shí)、不規(guī)范。檔案管理員往往忽視日常收集工作，對(duì)企業(yè)發(fā)生重大的會(huì)議或事件的影音資料等未能及時(shí)向相關(guān)部門索要，一味等待相關(guān)部門向檔案人員移交，從而導(dǎo)致檔案資料收集不全。

　　過分依賴當(dāng)?shù)匚袡n案整理部門。目前煙草行業(yè)少部分縣級(jí)局把文書檔案委托給當(dāng)?shù)貦n案局進(jìn)行整理，甚至存在除保密資料或行業(yè)敏感信息外的資料全都交給檔案局整理的現(xiàn)象。前期缺少對(duì)收集的檔案進(jìn)行篩選，后期缺少對(duì)檔案質(zhì)量的審核把關(guān)。

　　重文書檔案，輕重要資料的收集。檔案管理員往往存在重視文書檔案的收集工作，而輕視企業(yè)合同、重要決策機(jī)構(gòu)的會(huì)議記錄、大事記、影音、圖片等重要資料的收集工作，導(dǎo)致檔案資料收集不全。

　　二、存在的問題及原因分析

　　認(rèn)識(shí)不到位。一方面是檔案管理員認(rèn)識(shí)不到位。對(duì)日常檔案收集工作不重視，同時(shí)，對(duì)收集企業(yè)資料篩選能力較差。往往按照主觀意愿進(jìn)行判斷，存在收集一些不需要?dú)w檔的資料，而未收集需要?dú)w檔的資料的現(xiàn)象。另一方面是機(jī)關(guān)其他部門人員認(rèn)識(shí)不到位。認(rèn)為檔案管理是檔案管理人員的事情，忽略了檔案是記錄企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要過程，每個(gè)員工都有將重要的資料向檔案管理員移交的義務(wù)，也存在極少數(shù)員工因感情恩怨故意將企業(yè)重要資料不向檔案管理員移交的情況。

　　隊(duì)伍素質(zhì)不高。目前，煙草檔案管理人員均由年紀(jì)較大的辦公室勤雜人員兼任，且變動(dòng)頻繁，專業(yè)化程度不高?；旧蠜]有經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)就上崗，而且煙草檔案管理員隊(duì)伍中專業(yè)技術(shù)人才為匱乏，沒有一人取得檔案初級(jí)或中級(jí)職稱。

　　檔案管理員配置不全。檔案管理人員大多身兼數(shù)職，在工作繁多的情況下往往會(huì)跳過收集檔案資料的環(huán)節(jié)，更談不上日常定期企業(yè)發(fā)生重大會(huì)議或事件影音、圖片等資料的收集工作。

　　沿用傳統(tǒng)的工作方式。仍沿用以往傳統(tǒng)檔案收集工作方式，采用檔案管理人員對(duì)重大活動(dòng)或重要工作事后介入的方式，被動(dòng)的接收檔案資料而導(dǎo)致檔案收集資料不全。

　　三、加強(qiáng)檔案收集管理工作的幾點(diǎn)思考

　　改變傳統(tǒng)的工作方式。要把檔案收集關(guān)口前移，對(duì)重大活動(dòng)或重要工作，檔案管理員提前介入，詳細(xì)了解工作任務(wù)和工作進(jìn)度，采取定期跟蹤、分進(jìn)度上門收集、重點(diǎn)收集等方法，及時(shí)收集檔案資料，確保檔案資料豐富和完整。同時(shí)，檔案管理員應(yīng)提前介入重點(diǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在日常工作中完善和注重材料的收集、整理。

　　加強(qiáng)培訓(xùn)。隨著煙草部門檔案管理工作信息化建設(shè)步伐不斷加快、集中統(tǒng)一管理的要求不斷提高，煙草系統(tǒng)檔案管理人員必須不斷“充電”，才能跟上時(shí)代步伐。選好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、吃苦耐勞的人員選配到檔案管理員的崗位上，崗位調(diào)整要考慮到保持煙草企業(yè)檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，確保隊(duì)伍的專業(yè)性和穩(wěn)定性。加強(qiáng)檔案實(shí)操的培訓(xùn)。目前，行業(yè)越來越重視檔案方面的培訓(xùn)，經(jīng)常性組織檔案人員參加相關(guān)的檔案管理方面的培訓(xùn)。但是，這些培訓(xùn)更側(cè)重于理論方面的培訓(xùn)，實(shí)用性較低。要加強(qiáng)關(guān)于檔案實(shí)操方面的培訓(xùn)，邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案局專家專題講解如何對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔等，提升實(shí)操水平。加強(qiáng)非檔案管理人員的培訓(xùn)。擴(kuò)大檔案知識(shí)培訓(xùn)的范圍，經(jīng)常性對(duì)員工開展檔案知識(shí)的相關(guān)宣傳，使干部職工了解檔案基本知識(shí)，提高員工的參與檔案管理的意識(shí)。

　　加強(qiáng)考核。加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)其他部門的考核。制定健全檔案收集管理相關(guān)考核制度，并將檔案納入機(jī)關(guān)年度目標(biāo)考核。對(duì)不及時(shí)移交檔案資料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全的人員將進(jìn)行相應(yīng)的處罰。加強(qiáng)對(duì)檔案人員的日?？己?。納入機(jī)關(guān)績(jī)效考核，對(duì)未能及時(shí)規(guī)范地進(jìn)行日常收集的檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效扣罰。進(jìn)一步提升檔案收集效率，避免出現(xiàn)檔案資料不全的現(xiàn)象。

　　加強(qiáng)溝通聯(lián)系。加強(qiáng)對(duì)縣級(jí)局檔案管理的督促檢查。從材料收集、規(guī)范整理、檔案移交等內(nèi)容開展檔案專項(xiàng)檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)下發(fā)整改通知單，責(zé)令限期整改到位，對(duì)逾期未能整改到位進(jìn)行通報(bào)。每年定期開展檔案交叉互評(píng)活動(dòng)。由縣局從各類檔案資料選取一份進(jìn)行參評(píng)，由全市系統(tǒng)檔案管理員組成評(píng)委進(jìn)行交叉互評(píng)，在互評(píng)中提高檔案實(shí)操水平。