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一份制度文件的旅行

2016年04月20日 來源:煙草在線 作者:程暉
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  煙草在線專稿  目前,在“法治中國”建設(shè)的大環(huán)境下,企業(yè)內(nèi)部的法治氛圍也日益濃厚,“依法治企”的要求越來越嚴(yán)格。制度是企業(yè)內(nèi)部的“法”,是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營運作的規(guī)范和依據(jù),是企業(yè)員工行為舉止的準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)。既然制度是“法”,那必然有其制定的嚴(yán)肅性、系統(tǒng)性,管理的規(guī)范性、科學(xué)性。一份制度文件究竟是如何制定的,又是如何發(fā)布的,直至正式運行的呢?

  第一站:立項

  不僅是做一個項目要立項,制定制度也是要立項的。一個企業(yè)的所有制度構(gòu)成了一個制度管理體系,既然是體系,那么就存在制度文件的層次,不同層次的制度文件或同一層次不同制度文件間是有邏輯關(guān)系,是系統(tǒng)化的、相互支撐、相互影響的,因此,制度的新建、修訂和廢止都不是一個隨意的行為,是需要有事先的策劃,由制度需求部門根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化和業(yè)務(wù)運作的實際情況,提出年度制度制修訂需求計劃,制度歸口管理部門匯總初審后,提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批,正式立項后再按照計劃執(zhí)行。沒有納入年度計劃的臨時性的制度制修訂需求計劃,也需要提交制度歸口管理部門走審批程序后方可執(zhí)行。流程雖有些繁瑣,但確是必要的程序。

  第二站:起草

  制度文件是為了規(guī)范企業(yè)某一個具體管理事項,一般是由企業(yè)某一個具體管理部門牽頭來制定。當(dāng)然,企業(yè)里的很多制度文件涉及到的流程都是跨部門的大流程,比如質(zhì)量問題卷煙的退換貨處理,從質(zhì)量問題卷煙信息的受理、信息的判定、卷煙退換貨處理、整改實施和驗證這些管理環(huán)節(jié)。涉及到的部門有市場營銷中心、生產(chǎn)制造中心、技術(shù)研發(fā)中心、財務(wù)部、各卷煙廠、合作生產(chǎn)企業(yè)等,遇到這種情況,一般由歸口管理責(zé)任主體部門牽頭起草,其他部門配合起草。制度起草需要有依據(jù)做支撐,如國家法律法規(guī)、地方性行政法規(guī)、國標(biāo)行標(biāo)、行業(yè)規(guī)范性管理要求。強(qiáng)制性的要求是不能違背的,這是“紅線”,也是“底線”,尤其是要注重將行業(yè)的相關(guān)規(guī)范性管理要求轉(zhuǎn)化落實到企業(yè)的制度文件之中。

  第三站:會審

  制度文件編制完成后,形成征求意見稿,不能直接走審批程序,因為起草部門編制的制度文件在形式、內(nèi)容上都有需要修改完善的地方,需要相關(guān)部門一起來對制度文件進(jìn)行評審。對制度文件的科學(xué)性、系統(tǒng)性、合規(guī)性、有效性、可操作性等方面進(jìn)行論證,制度起草部門要根據(jù)評審意見和建議對制度文件進(jìn)行修改完善,形成報批稿。會審根據(jù)制度文件的情況可以有多種形式來進(jìn)行。

  第一種方式也是最簡單的一種方式就是通過郵件形式發(fā)放征求意見表,收集相關(guān)部門的意見和建議,這種方式的好處是簡單便捷;第二種是由制度起草部門向制度歸口管理部門提出申請召開制度評審會,通過專項會議的形式,相關(guān)部門在一起面對面地討論制度的內(nèi)容,提出意見和建議,這種方式的好處是溝通徹底;第三種方式是制度起草部門在前期征求意見或召開制度評審會的基礎(chǔ)上,將制度提請經(jīng)理辦公會討論,這種情況一般是制度中有重要的需要領(lǐng)導(dǎo)決策的內(nèi)容,這種方式的好處是論證有權(quán)威性。

  第四站:審批

  制度起草部門根據(jù)評審意見對制度征求意見稿進(jìn)行多輪次地修改完善后,形成制度送審稿,開始走制度審批流程。有人會產(chǎn)生疑問,制度評審論證都已經(jīng)進(jìn)行了,制度也修改完畢了,為什么不能直接發(fā)布,還要走看似浪費時間的審批流程呢?這就跟公司紅頭文或合同要走審批流程類似的道理,審批代表需要幾個不同層級的審核環(huán)節(jié)對制度進(jìn)行權(quán)威性的把關(guān)和認(rèn)定,制度審批主體和制度評審論證主體也不是同一群體,所以制度審批和制度評審是目的、內(nèi)容各不相同的兩個環(huán)節(jié),不沖突也不矛盾。

  按照質(zhì)量管理體系文件的管理方法,管理手冊、程序文件、作業(yè)文件(管理文件)不同類別的文件有不同的審批流程,如作業(yè)文件(管理文件)審批流程是責(zé)任部門審核、企管部(法改部)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核三個步驟。各企業(yè)的制度文件可以參照體系文件的管理辦法,根據(jù)實際情況確定各自企業(yè)的制度審批流程。制度審批流程可以通過紙質(zhì)簽字,也可以通過信息系統(tǒng)電子審批,為提升制度的規(guī)范化管理水平和管理效率,建議采取信息系統(tǒng)電子審批方式。

  第五站:發(fā)布

  制度文件通過審批后,就可以正式發(fā)布了,這個環(huán)節(jié)代表制度文件在企業(yè)內(nèi)部正式生效,從發(fā)布之日起開始正式實施,相關(guān)的業(yè)務(wù)操作按照制度文件規(guī)定的執(zhí)行,不得另搞一套。制度文件一般由制度歸口管理部門來發(fā)布,除了在信息系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)布外,還需要在企業(yè)公開媒體如企業(yè)門戶上進(jìn)行公告,總之是要讓企業(yè)的所有部門和員工都知曉制度發(fā)布事宜,跟制度相關(guān)的部門更要注意組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)最新的制度文件,自覺向最新的制度看齊。

  第六站:運行

  制度文件正式發(fā)布后,制度起草部門要組織相關(guān)單位或部門學(xué)習(xí)培訓(xùn)新制度,把職責(zé)、流程梳理清楚,把管理要求傳達(dá)清楚,通過培訓(xùn)要做到“內(nèi)化于心”。相關(guān)單位或部門在業(yè)務(wù)運作過程中,要嚴(yán)格按流程走、按程序辦,將制度文件“外化于行”。企管部門要通過組織各種檢查,如專項檢查、體系內(nèi)審、目標(biāo)跟蹤、對標(biāo)等形式來跟蹤檢查制度的執(zhí)行情況,通過系統(tǒng)思維、過程方法的診斷。

  在檢查中發(fā)現(xiàn)實際業(yè)務(wù)運作沒有按照制度來執(zhí)行,要從兩個方面來審視,一方面是業(yè)務(wù)運作沒有按制度執(zhí)行,相關(guān)部門和責(zé)任人要進(jìn)行整改;另一方面是業(yè)務(wù)運作沒有按制度執(zhí)行,是否是制度文件本身有不合理之處,要對制度文件進(jìn)行修改完善,將好的經(jīng)驗和做法“固化于制”。切忌檢查完就簡單地考核扣分,沒有找到問題的實質(zhì),錯失了改進(jìn)的機(jī)會。

  第七站:修訂

  制度文件的修訂一般由以下兩種情形觸發(fā):一是按制度操作的過程也是對制度的有效性、可操作性進(jìn)行檢驗的過程,有的制度寫的很完美,但操作起來往往會發(fā)現(xiàn)這樣那樣的不合理,操作性不強(qiáng)或效率不高,需要按照更優(yōu)化的流程進(jìn)行重新修訂;二是制度運行一段時間后,內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了變化,要么是業(yè)務(wù)或管理流程本身發(fā)生了變化,要么是相關(guān)的法律法規(guī)、行標(biāo)國標(biāo)、行業(yè)規(guī)范性管理要求等發(fā)生了變化,以前的制度文件的要求已經(jīng)和現(xiàn)有的變化不相適應(yīng),不能指導(dǎo)業(yè)務(wù)運行,需要按照新的流程和新的要求進(jìn)行重新修訂。

  制度文件修訂和新建一樣要制定年度計劃,按年度計劃實施。質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)里有改大版和改小版的區(qū)分,即是修訂內(nèi)容少和修訂內(nèi)容多,修訂后的制度文件通過版本號來區(qū)分先后,對修訂的條款和內(nèi)容也要明確記錄下來,做到一目了然。修訂完后的制度文件也是同樣要經(jīng)過會審、審批、發(fā)布流程。

  第八站:廢止

  廢止制度文件一般是由于制度的目的和適用范圍消失、制度的主題內(nèi)容已經(jīng)被替代、制度的新修訂版已經(jīng)發(fā)布實施三個原因。廢止的制度文件建議不要馬上刪除,而是專門保存在廢止制度文件庫里,以備資料查閱所用。廢止的制度文件要明確發(fā)布公告,以免執(zhí)行部門錯用老版本制度。至此,一份制度文件的生命周期也到此結(jié)束了。

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