煙草在線專稿　　摘要：質(zhì)量體系是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的核心內(nèi)容，建設信息化質(zhì)量管理體系是建設一流煙草商業(yè)企業(yè)的關(guān)鍵。探索以信息化手段推動管理體系的貫徹實施，促進決策活動、管理活動與業(yè)務活動的充分協(xié)調(diào)，實現(xiàn)管理體系與信息化的深度融合，促進管理水平更上一層樓。

　　體系建設，即是將我們的整個工作，依據(jù)國家法律法規(guī)、省局的工作部署和要求以及各方面工作的運行規(guī)律以制度固化起來，在實際工作中嚴格執(zhí)行，并不斷總結(jié)、整改、完善，扎實提升管理水平，實現(xiàn)運行最佳狀態(tài)，以求最佳成果的過程。質(zhì)量管理體系是科學的管理方法，它為企業(yè)提升管理水平提供了指導，具有很強的科學性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。

　　近年來，上饒煙草為切實提高企業(yè)管理水平和整體競爭實力，按照國家局下發(fā)的《一流質(zhì)量管理體系建設評價標準》要求，以ISO質(zhì)量管理體系建設為抓手，堅持管理體系標準化，管理過程精細化，管理模式科學化，促進了管理水平的提升，推動了企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展?！?/p>

　　一、推進信息化質(zhì)量管理體系建設的作用及意義

　　質(zhì)量管理體系，將資源與過程結(jié)合，以過程管理方法進行的系統(tǒng)管理，依據(jù)企業(yè)特點選用若干體系要素加以組合，是組織內(nèi)部創(chuàng)建的、為實現(xiàn)質(zhì)量目標所必需的、系統(tǒng)的質(zhì)量管理模式。

　　隨著管理理念、管理范圍和管理方法的不斷成熟完善，質(zhì)量管理不再局限于產(chǎn)品和服務質(zhì)量，它拓展到過程的質(zhì)量、事件的質(zhì)量，進而延伸到服務和組織管理的質(zhì)量。質(zhì)量管理體系不只是工業(yè)企業(yè)抓產(chǎn)品質(zhì)量的工具，而是全面提高企業(yè)管理水平和工作質(zhì)量的有效手段，煙草行業(yè)推行信息化質(zhì)量管理體系建設，就是為了提高全方位的工作質(zhì)量，是行業(yè)改革與發(fā)展的必然要求。

　　（一）推進信息化質(zhì)量管理體系建設是實現(xiàn)“卷煙上水平”的重要舉措。當前，行業(yè)的某些粗放型管理方式還未發(fā)生根本改變，資源配置效率還未充分提高，基礎管理水平還有待提升。通過開展信息化體系建設，構(gòu)建管理平臺，形成有效的規(guī)章制度，清晰的崗位職責，順暢的信息傳遞，嚴格的績效管理，才能促使基礎管理上水平。

　　（二）推進信息化質(zhì)量管理體系建設是嚴格規(guī)范的內(nèi)在要求。通過體系建設，梳理工作流程，編寫體系文件，可從制度、流程上對工作進行規(guī)范管理，加強全體員工的規(guī)范意識，真正實現(xiàn)工作有章可循、有據(jù)可查、有人負責、有人監(jiān)督的過程管理模式，實現(xiàn)從注重結(jié)果向注重過程轉(zhuǎn)變。把對業(yè)務的監(jiān)督、跟蹤和評價等與持續(xù)改進的要求有機結(jié)合起來，有利于把嚴格規(guī)范的要求落實到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的全過程，形成溯源治本、預警反饋、及時糾偏的長效機制。通過體系建設，把“嚴格規(guī)范”貫穿于全部工作的始終，為更加規(guī)范運作提供有效載體。

　　（三）推進信息化質(zhì)量管理體系建設是明確崗位職責、提高部門協(xié)作效率的有效措施。通過信息化質(zhì)量管理體系建設，實現(xiàn)標準化管理，更加明確每名員工的職責、權(quán)限、責任，更加明確每個工作崗位的規(guī)則、標準、流程，更加明確工作崗位間、部門間相互工作范圍、工作關(guān)系及銜接流程；使各部門有明確的職責權(quán)限，各工作環(huán)節(jié)之間銜接緊密、協(xié)調(diào)高效，克服職責不清、責任不明等問題。把各類事情的流程、制度、做法集合起來，變成一個規(guī)范的流程，促進制度的執(zhí)行和落實，把制度的約束變?yōu)橐?guī)范的流程和行為習慣，實現(xiàn)“流程管事”，促進部門間的溝通協(xié)作，更加便于操作，提高工作效率。

　　（四）推進信息化質(zhì)量管理體系建設是使員工行為規(guī)范需求。導入質(zhì)量管理體系，有利于把企業(yè)工作內(nèi)容中最具普遍性和適應性的環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一，把工作實踐中最具典型性和代表性的觀念進行普及，把工作步驟中最具穩(wěn)定性和指導性的做法進行示范，盡量減少因目標方向偏離、意識行為失范帶來的內(nèi)部摩擦、效率低下等消極影響。因此，質(zhì)量管理體系可大大促進員工行為的規(guī)范。

　　二、當前質(zhì)量管理體系存在的弊端

　　近幾年來，上饒煙草以ISO質(zhì)量管理為抓手，建立質(zhì)量管理體系，夯實了管理基礎，增強了規(guī)范意識，完善了管理制度，優(yōu)化了服務流程，提高了服務質(zhì)量，促使企業(yè)管理水平上了一個新臺階。但是，因無信息化建設或信息化建設程度不高，以致存在一些客觀缺陷。

　　一是主觀意識影響成效?！盎疖嚺艿每?#xff0c;全靠車頭帶”，質(zhì)量管理體系建設的進度和成效與領(lǐng)導作用的發(fā)揮程度有直接關(guān)系。而全員參與也是關(guān)鍵，是推動質(zhì)量管理體系建設工作、保證體系文件有序運行的重要環(huán)節(jié)。但如何讓領(lǐng)導至始至終重視質(zhì)量管理體系的推進，如何讓所有部門齊頭并進，如何平衡各單位各部門發(fā)展縮小差異，如何保證全體員工出工出力并保持熱情？這些主觀意識都在時刻左右著質(zhì)量管理體系的成效。

　　二是質(zhì)量管理體系文件更新不及時。上饒煙草通過幾年的ISO貫標論證及體系運行，不僅增強了我市系統(tǒng)干部職工的質(zhì)量意識、參與意識和管理意識，進一步明確了崗位職責，理順了工作流程，而且形成了一套清晰完整的、行之有效的體系文件。但隨著工作模式、職能的轉(zhuǎn)變，體系文件完善不夠及時，未能保持及時更新、評審。而且由于體系文件內(nèi)容寬泛，規(guī)模龐大，員工認知意識差異等諸多現(xiàn)實因素，在運行中普遍存在對文件理解不到位的現(xiàn)象，甚至已有“文件”變“文檔”、“標準”成“標本”的形式主義之勢。

　　三是“兩張皮”現(xiàn)象。體系建設應和實際工作緊密結(jié)合，貫標工作應與實際工作和原有管理密切聯(lián)系，但實際工作中，“文件是文件、執(zhí)行是執(zhí)行”的現(xiàn)象不絕于眼，企業(yè)的體系建設工作流于形式，體系標準游離于實際工作之外，形成體系建設和實際運行“兩張皮”現(xiàn)象十分普遍。質(zhì)量管理體系的建設不是孤立的，文件的實施也需要企業(yè)全體員工的努力，如果靠短促突擊來實施質(zhì)量管理體系，把實施看成是少數(shù)人的事情，那么就不可避免地造成文件和執(zhí)行“兩張皮”。

　　四是職責權(quán)限半明了。企業(yè)導入ISO標準的過程，就是要更加明確企業(yè)內(nèi)部管理部門的職責和權(quán)限，優(yōu)化工作流程，實現(xiàn)企業(yè)“管理高效化、運行規(guī)范化、執(zhí)行標準化”。有職就有責，只有職責明了，工作才會穩(wěn)而不亂，各部門也就會各司其職，不會越級越權(quán)。但在以往體系建立及文件頒布中，我們做的是以崗位流列出職責清單而缺少工作流，即只讓部門或者崗位知曉清楚自己職責權(quán)限，而沒有以工作任務閉環(huán)列出相關(guān)責任人及工作權(quán)限職責。這種“只掃自家門前雪，哪管他人瓦上霜”的職責權(quán)限，導致具體工作中仍常出現(xiàn)不知道上一部或者下一部歸口部門及負責人的情況。

　　五是培訓針對性不高。我們把培訓作為全體員工了解體系、持續(xù)改進的重要途徑。通過培訓，使全體員工基本上了解了質(zhì)量管理體系的大概知識，內(nèi)審（編寫）人員掌握了文件的編寫方法，為推進質(zhì)量管理體系向縱深發(fā)展奠定了基礎。但必須正視我們的培訓比較籠統(tǒng)，比較寬泛，多是基礎概念、理論的條條框框，多是一概而論。培訓對象和內(nèi)容沒有很好的做到分層分類，針對性不高，培訓邊際效應越來越小。

　　六是規(guī)范化程度不高。95個程序文件、328個工作流程、488個記錄表格等體系文件需要進行統(tǒng)籌管理。體系自身運行繁瑣，管理過程基本上采用人工操作，許多流轉(zhuǎn)仍然采用表單傳遞、人工流轉(zhuǎn)的方式，各部門分散管理各自直接相關(guān)的體系記錄，信息傳遞緩慢。體系信息的不規(guī)范記錄給統(tǒng)計分析帶來困難，體系信息的大量丟失也導致管理評審和持續(xù)改進等工作難以有效地開展。而目前我們?nèi)狈σ粋€信息化支撐，能夠直觀系統(tǒng)的實施管理和操作界面。

　　追本溯源，歸結(jié)癥狀。信息化使用手段較低、方法較少和信息數(shù)據(jù)管理不規(guī)范，是上饒煙草體系建設中最大的短板。因此，要有效解決目前體系管理和運行中存在的問題，切實提高體系建設和管理的工作效率，用信息化手段支撐管理體系建設勢在必行。

　　三、信息化支撐質(zhì)量管理體系建設的可行性

　　基于上述分析，我們有必要設計一套信息化系統(tǒng)將管理制度、管理流程串聯(lián)起來，將一系列具有控制職能的方法、措施，程序的規(guī)范化、系統(tǒng)化等融合，使之成為一個嚴密的，較為完整的質(zhì)量管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管理流程的自我優(yōu)化，提高體系建設和使用中各種信息流轉(zhuǎn)的速度和準確性，減少人為因素的影響，提高管控效能；同時實現(xiàn)體系信息的共享、查詢和追溯等功能需求。

　　體系建設所形成的有效的規(guī)章制度、清晰的崗位職責、健全的標準體系、順暢的信息傳遞和嚴格的績效管理，為信息化的運用提供了平臺，我們只需把信息化技術(shù)應用其中，就可以實現(xiàn)對工作流程和工作環(huán)節(jié)的科學簡化，解決體系建設內(nèi)容“煩瑣化”問題，促進質(zhì)量管理體系運行效率的提高。通過信息化的運用，實現(xiàn)企業(yè)員工工作習慣的逐步改變，促進質(zhì)量管理體系有效執(zhí)行和不斷鞏固，為體系的持續(xù)改進創(chuàng)造良好條件。通過信息化的運用，實現(xiàn)對整個工作流程的完整記錄，實現(xiàn)“過程有痕跡”，為績效考核提供必要基礎。通過信息化的運用，保證考核標準的客觀性和考核程序的透明化，最大程度地減少主觀意識對考核工作的干擾，充分發(fā)揮績效考核對管理提升的激勵作用，運用信息化提升對標工作的實效性，科學測算，正確評估企業(yè)自身的優(yōu)勢。通過信息化的運用，將體系管理所有要素進行覆蓋，實現(xiàn)復雜的工作簡單化、日常的工作流程化、流程的工作集成化，推動業(yè)務整合和跨部門互聯(lián)，實現(xiàn)業(yè)務需求與系統(tǒng)實現(xiàn)之間的協(xié)調(diào)，梳理和分析企業(yè)整個業(yè)務、管理流程工作。這是信息化建設完全可行的。

　　利用信息化手段，構(gòu)建支撐體系建設平臺，其中最重要的基礎工作，就是要識別并建立基本的流程，由這些過程組成相互關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡，構(gòu)成一個管理系統(tǒng)。同時，利用信息化平臺的優(yōu)勢，開展現(xiàn)場管理和過程管理，堅持持續(xù)改進。

　　四、信息化支撐質(zhì)量體系建設探索

　　探索信息化支撐質(zhì)量管理體系建設，為提升體系運行效率提供保障，實現(xiàn)體系建設與信息化的深度融合。實現(xiàn)目標管理、文件管理、計劃管理等功能，并