煙草在線專稿　　引：采購過程是公司生產(chǎn)經(jīng)營的起點，是決定產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)。由于企業(yè)的特殊性，加之采購規(guī)范要求越來越高，采購涉及部門多、采購環(huán)節(jié)復(fù)雜，無形中加大了采購審計工作量和工作難度，如何更好地對采購過程進(jìn)行審計監(jiān)督，已經(jīng)越來越引起公司高層的重視。進(jìn)行采購審計，是加強采購資金管理，提高企業(yè)社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。在多年從事采購全過程審計監(jiān)督過程中，發(fā)現(xiàn)一些不容忽視并亟待解決的問題。　

　　一、采購審計的內(nèi)涵

　　采購審計就是采購過程中各個環(huán)節(jié)所面臨的各種風(fēng)險進(jìn)行評估與審計。對采購審計的要求和內(nèi)容從過去的查錯糾弊轉(zhuǎn)向了現(xiàn)在的風(fēng)險管理審計，即在對整個采購過程審計的同時，重點放在預(yù)防和控制采購風(fēng)險上?！?/p>

　　二、采購審計中存在的主要問題及原因分析

　　近年來，規(guī)范的要求越來越高，隨著規(guī)范文件的相繼出臺，制度內(nèi)容及要求更新頻繁，導(dǎo)致了新舊制度之間前后矛盾、宣貫學(xué)習(xí)滯后、理解掌握偏差等客觀問題的出現(xiàn)，具體表現(xiàn)在采購管理制度有待進(jìn)一步完善；采購管理及審計人員對采購法規(guī)的學(xué)習(xí)有待加強；采購審計人員與各方的溝通協(xié)調(diào)有待加強；采購全過程監(jiān)管有待進(jìn)一步加強；采購后續(xù)審計整改力度有待加強。

　　三、對策與建議

　　（一）進(jìn)一步建立和完善采購管理制度

　　要想做好采購審計，側(cè)重點還是放在制度管理上，只有嚴(yán)抓管理才是根本。近年來，已相繼出臺了《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》、《中華人民共和國政府采購法》等30多個法規(guī)規(guī)章及政策文件，企業(yè)也陸續(xù)出臺了《采購管理辦法》、《五種采購方式程序規(guī)范》、《物資采購宣傳促銷管理委員會工作規(guī)則》等一系列采購規(guī)范性文件。

　　企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的實際情況，借鑒政府采購工作中的經(jīng)驗，進(jìn)一步完善相應(yīng)的制度和實施辦法，提高其實用性及效益性，規(guī)范物資采購行為。如：制定供應(yīng)商管理辦法，對如何定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，如何定義體質(zhì)及劣質(zhì)，過期限優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商如何繼續(xù)入選企業(yè)供應(yīng)商庫，劣質(zhì)供應(yīng)商如何及時淘汰，有更好的供應(yīng)商如何吸納等具體辦法可制度化予以明確，可避免導(dǎo)致制度漏洞引起的操作不便等情況的產(chǎn)生。

　　（二）重視采購法規(guī)的學(xué)習(xí)，做到有的放矢

　　采購過程審計還處于初級階段，采購管理及內(nèi)部審計人員也有一個適應(yīng)過程。要切實做好風(fēng)險管理審計工作，根據(jù)過程審計的特點，涉及的知識面比較多。除政治素質(zhì)外，業(yè)務(wù)上需要學(xué)習(xí)財務(wù)知識以外的更多的東西，比如要看得懂原始資料，要有一定的經(jīng)營銷售知識、法律知識，要對所采購物資的性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等有一定的了解等。

　　為確保將物資采購審深、審?fù)?#xff0c;采購管理及審計人員一定要透徹掌握物資采購涉及到的國家法律法規(guī)，對每一項條文認(rèn)真梳理、分析。根據(jù)法規(guī)規(guī)定對行業(yè)政策、采購內(nèi)容、采購方式、采購組織形式等做到初步掌握，再對照本單位組織采購實際采用的方式、形式、內(nèi)容等查找異同。為順利實施采購審計打下基礎(chǔ)、找好靶心，并舉一反三。采購管理及內(nèi)部審計人員應(yīng)具有物資采購管理及招投標(biāo)工作的相關(guān)專業(yè)知識，熟悉相關(guān)法律、法規(guī)、政策和組織內(nèi)部有關(guān)規(guī)定，掌握物資采購內(nèi)部控制原理，了解組織物資采購現(xiàn)狀和外部環(huán)境的變化。　

　　（三）加強審計人員與各方的溝通協(xié)調(diào)能力　　

　　進(jìn)一步加強與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通。一是吃透上級采購文件精神，關(guān)鍵條款內(nèi)容及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。二是吃透上級采購會議精神，相關(guān)重點內(nèi)容及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。三是吃透上級采購培訓(xùn)要點并及時報告，為執(zhí)行打好基礎(chǔ)。

　　進(jìn)一步加強與各相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)。一是加強與采購管理部門之間的溝通協(xié)調(diào)。對行業(yè)新下發(fā)的采購制度共同學(xué)習(xí)研討，并根據(jù)企業(yè)自身實際情況，及時配合修訂完善公司采購管理制度，日常審計監(jiān)督時就關(guān)鍵環(huán)節(jié)加以提醒，以達(dá)到共識。二是加強與各采購部門之間的溝通協(xié)調(diào)。對采購流程重點關(guān)鍵環(huán)節(jié)及時提醒，對采購文件及合同內(nèi)容有效溝通。三是加強與驗收管理部門之間的溝通協(xié)調(diào)。對驗收程序、關(guān)鍵環(huán)節(jié)及時溝通提醒。

　　（四）重視審計內(nèi)容的確定，確保全面性

　　全面確定被審計對象。采購是一項系統(tǒng)工程，涉及部門多、范圍廣，不能僅將其中的需求部門視為被審計對象，要注意將采購管理部門、供應(yīng)商及采購部門全部納入審計范圍，尤其是代理機構(gòu)和供應(yīng)商，不能因為是社會企業(yè)就把他們從審計中割裂出去?！?/p>

　　科學(xué)確定審計重點。按照采購的流程順序，大致包括以下七個審計重點?！?/p>

　　（1）采購機構(gòu)設(shè)置合法性：審查采購管理機構(gòu)與執(zhí)行機構(gòu)設(shè)置情況，是否分別設(shè)立；管理機構(gòu)是否按照行業(yè)有關(guān)規(guī)定，制定了適應(yīng)公司實際的相關(guān)制度并做到了嚴(yán)格依法執(zhí)行?！?/p>

　　（2）立項審批程序合規(guī)性：一是審計項目立項（申報）是否符合管理程序，二是審計是否有采購申請報告，項目實施部門是否進(jìn)行了市場調(diào)查。三是審計是否有批復(fù)或立項會議紀(jì)要，四是項目批準(zhǔn)后是否列入預(yù)算，預(yù)算調(diào)整是否按程序?qū)徟?。?/p>

　　（3）采購程序規(guī)范性。一是審查列入集中采購目錄的項目是否按規(guī)定辦理集中采購，有無采用化整為零、分解整體項目、增加采購批次等手段規(guī)避集中采購控制的情況。二是審查達(dá)到公開招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)的，是否進(jìn)行公開招標(biāo)，采購其它采購方式的，是否符合相應(yīng)的條件。三是審查招標(biāo)代理機構(gòu)是否通過招標(biāo)確定。審查社會代理機構(gòu)資質(zhì)、服務(wù)及代理費收取情況，有無資質(zhì)不符和要求、服務(wù)質(zhì)量低、不按國家規(guī)定收取費用；四是審查招標(biāo)文件的內(nèi)容是否完整、嚴(yán)密。五是招標(biāo)過程中有無違反規(guī)定程序、私自與供應(yīng)商串通、泄露招標(biāo)信息。供應(yīng)商資質(zhì)、信譽、服務(wù)，有無惡意串通中標(biāo)等。　

　　（4）合同管理的合規(guī)性。一是審查合同簽訂的合規(guī)性。簽訂合同的部門和人員是否得到授權(quán)；對方簽約單位是否具備簽約資格、供貨資質(zhì)、履約能力。合同是否經(jīng)法規(guī)、財務(wù)、審計部門審核會簽。合同條款內(nèi)容是否與招、投標(biāo)文件吻合等。二是審查合同條款的完整性。審查采購合同是否包含合同標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價格和結(jié)算方式、運輸方式、履約期、地點和方式、違約責(zé)任等；是否明確簽約雙方的權(quán)利和義務(wù)。三是審查合同執(zhí)行的有效性。審查合同內(nèi)容是否得到全面、嚴(yán)格地履行，有無合同違約情況，對方違約時是否及時索賠。　

　　（5）物資驗收入庫的規(guī)范性。采購物資到貨后，企業(yè)物資采購部門要會同相關(guān)技術(shù)人員及質(zhì)檢人員依據(jù)有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)共同驗收并出具驗收報告。驗收完成后，財務(wù)部門是否登記固定資產(chǎn)帳，固定資產(chǎn)實物管理部門是否對驗收的物資登記造冊?！?/p>

　　（6）項目資金支付的合規(guī)性。審查項目資金支付是否依據(jù)采購進(jìn)度和合同約定條款，經(jīng)財務(wù)部門審核報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后付款；購貨發(fā)票、貨運單、驗收單等原始資料上載明的采購數(shù)量、單價、金額、品種、規(guī)格、產(chǎn)地、型號等是否與采購合同一致，數(shù)量、單價、金額等計算是否正確，各種票據(jù)的填寫是否合規(guī)。　

　　（7）采購歸檔資料的完整性。審查項目實施部門是否按照“一項一卷”的要求，收集項目實施全過程資料并整理歸檔?！?/p>

　　（五）重視對整改情況的跟蹤，將建議落到實處。

　　對采購審計發(fā)現(xiàn)的問題及提出的審計建議，相關(guān)業(yè)務(wù)部門按要求在規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)徲嫴块T反饋落實情況后，要建立整改情況跟蹤機制，通過電話回訪、上門督促、公開公示等各種形式。確保各項建議落到實處，真正實現(xiàn)審計完美收官，促進(jìn)“陽光采購”?！?/p>

　　結(jié)語

　　總之，采購審計的有效實施，既要講原則，又要結(jié)合實際情況靈活運用。要按照國家法律、法規(guī)辦事，又要實事求是，做到既合法又合情理。加強采購審計是監(jiān)督采購項目活動的一項重要措施，它對節(jié)約投資，控制成本，提高采購社會效益和經(jīng)濟(jì)效益都能起到積極的作用。