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略論文秘職業(yè)拓展和素質(zhì)提升

2017年08月28日 來源:煙草在線 作者:秦宏
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  煙草在線專稿  史載世家有門客,君王有幕僚,歷史中出現(xiàn)了姜子牙、李斯、諸葛亮、李淳風(fēng)、劉伯溫等超級大文秘,看似溫文爾雅,卻胸懷氣吞山河之勢,與主君一道掌控歷史,把控人類正確的發(fā)展方向;到現(xiàn)代企業(yè)主體、行政主體時代,法人皆有自己的文秘團(tuán)隊,按照決策層的意志運(yùn)籌帷幄,有格局能布局,善作善成,起到了其他崗位和群體不可替代的作用。因此,文秘職業(yè)素質(zhì)的提升是一項一舉多得的綜合性工作,當(dāng)前結(jié)合貫徹“四個全面”戰(zhàn)略,落實法人主體責(zé)任推動本單位工作為本單位第一要務(wù),文秘應(yīng)勢而為當(dāng)強(qiáng)領(lǐng)悟、勇?lián)?dāng)、善作為,隨著云時代、挺規(guī)矩、謀創(chuàng)新的推進(jìn),這項工作顯得緊迫而有意義。

  一、文秘工作的內(nèi)涵和職責(zé)

  秘書是誰,秘書做什么?狹義地看,文秘是指經(jīng)過學(xué)習(xí),掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識,熟悉現(xiàn)代文書學(xué)、秘書學(xué)的原理和方法、具有較強(qiáng)的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務(wù)工作,能進(jìn)行文章寫作、文學(xué)編輯和新聞寫作、有較強(qiáng)的公關(guān)能力、并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作的人才。

  文秘是基于其職能和崗位而獨立出來的職業(yè),有其工作特征。

  從屬性。秘書工作不是獨立的,是從屬于領(lǐng)導(dǎo)的,是完全按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事的。進(jìn)一步講,秘書工作首先是忠誠于組織和組織的決策者的。

  方圓性。一是工作圓滿,有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)綜合能力;二是圓熟能力,工作很熟練。三是圓通能力,不能沒有原則,但也要通融,而又不能圓滑,簡而言之,大事講原則,小事講風(fēng)格,而對大小事的拿捏領(lǐng)悟程度又體現(xiàn)了方圓性的進(jìn)步。

  輔助性。辦公室是辦事機(jī)構(gòu),不是決策機(jī)構(gòu)。忠于職守,守就是守本分,做好本職工作。要做到三不越:不越位、不越職、不越權(quán)。辦公室是辦事機(jī)構(gòu),不是業(yè)務(wù)職能部門,在其固有的秘書職能外,不干擾但要了解職能部門工作,不代替但要督導(dǎo)職能部門工作。

  跨界性。秘書是萬金油,一個單位的所有事務(wù)、所有業(yè)務(wù)秘書皆要有所知曉,能夠從部門的匯總信息中梳理出組織層面的意見。

  文秘工作主體

  在我國行政事業(yè)單位和大中型企業(yè)中一般指秘書。是行政事業(yè)單位和企業(yè)中的通用必備職位,履行秘書的基本職能。

  同時基于文秘工作的固有屬性,以下崗位也是文秘的外延主體。

  部門負(fù)責(zé)人。承擔(dān)上傳下達(dá)要責(zé),與文件、會議打交道,因此部門負(fù)責(zé)是從事本部門專業(yè)工作和秘書工作的綜合體。

  部門綜合管理員。即部門內(nèi)部的秘書,這個崗位的履職狀態(tài)嚴(yán)重影響部門運(yùn)轉(zhuǎn)的質(zhì)量和效率。

  決策團(tuán)體。在決策前,決策團(tuán)體要進(jìn)行調(diào)研,對決策事項進(jìn)行符合性、可行性、必要性、拓展性論證,各成員所講的匯總才形成決策意見。在這個階段,決策團(tuán)體有文秘特性和秘書職責(zé)(包括各成員對決策最終決策者是在進(jìn)行參謀)。

  有志于自身職業(yè)拓展的青年人才。文會事按秘書的套路來,就會事半功倍;圍繞文會事的精煉充實自己,會發(fā)現(xiàn)自己對本職專業(yè)的領(lǐng)悟能力得到提高。因此,鼓勵和引導(dǎo)此類人才加強(qiáng)文秘素養(yǎng)很有必要。

  自己是自己的秘書。工作是否繁忙、生活是否簡約離不開計劃、總結(jié)的模式化和現(xiàn)實化,以文秘的角度幫助自己做好人生規(guī)劃、做好勞動計劃將是一個新的氣象,即使是在低層次的文秘階段,也會幫助自己更好的認(rèn)識事物,而一旦進(jìn)入高層次的文秘階段,會幫助自己回歸本質(zhì),悟道逐真。

  二、文秘工作的基本功

  (一)文字

  字是天之子,行教化萬民之義,形成文以載道,文以延脈的文明局面。先識字,能通經(jīng),以致用。在紙發(fā)明前,先賢以攜刻石經(jīng)進(jìn)行正字,隨著人類繁衍和技術(shù)進(jìn)步,大量的經(jīng)義史集子語印制成冊,組成浩如煙海的文明世界,字也自成學(xué)問,即漢字學(xué)。說文解字定聲,又從形音義進(jìn)行系統(tǒng)研究,字傳廟堂之判,報民間、江湖之喜怒哀樂;簡體字的不斷演化,助推和適應(yīng)經(jīng)濟(jì)文化的繁榮,斬滅攻防演兵家大道,春夏秋冬成農(nóng)家精華,俯察眾生苦樂化佛語禪偈,更有主流的儒家大道解治國理政安民之悟,字傳百家之道,繼續(xù)形成中華文化生生不息,繁衍萬世,言出法隨,教化眾生,正禮儀,明得失,知善惡,逐圣道,在歷史長河中不斷開枝散葉,又不斷凝練精進(jìn)。

  簡甲骨文化字漢字由來已久,漢字從甲骨文、金文變?yōu)樽瓡?#xff0c;再變?yōu)殡`書、楷書。楷書在魏晉時開始出現(xiàn),而簡體字已見于南北朝(4—6世紀(jì))的碑刻,到隋唐時代簡化字逐漸增多,在民間相當(dāng)普遍,被稱為“俗體字”。漢字一直處于不斷的變化中,簡化一直是主要傾向,甲骨文、篆書、隸書、楷書都有簡體字。現(xiàn)在見到的最早的比較成熟的文字是殷商武丁時期(公元前1250年開始)的甲骨文,距今3259年。此前陶文符號只認(rèn)出了個別符號,還讀不出一句話來,因而還不能證明已經(jīng)是記錄語言的符號系統(tǒng)或者文字。

  戰(zhàn)國和秦漢時期,是漢字形體大變動的時代,篆書變?yōu)殡`書,再到楷書,都是在這段時間里完成的。由古代篆書到近代漢字隸書的隸變是質(zhì)的飛躍。東漢后期出現(xiàn)楷書,從此字體才穩(wěn)定下來,漢字形體是漢朝定型的,一直用到今天,這樣我們的文字才稱為“漢字”,到現(xiàn)在為止總共使用了1800多年。

  (二)文功

  有專家總結(jié)講,辦公室的職能是“三三四四”,使其對組織運(yùn)行產(chǎn)生妙不可言的功能。

  三個中心,即信息中心、協(xié)調(diào)綜合中心和參謀辦事中心;

  三項工作,即辦文(撰文、文書處理)、辦會(會議全程服務(wù),包括會場、上會資料、會議記錄和紀(jì)要、會議交辦事項追蹤)、辦事(信息調(diào)研、協(xié)調(diào)、督查、信訪、接待、機(jī)要、綜合辦理);

  四個統(tǒng)籌,即貫通上下,協(xié)調(diào)左右,聯(lián)系內(nèi)外,綜合辦理。所以說辦公室處于樞紐地位;

  四個結(jié)論,即參政、管理事務(wù)、搞好服務(wù)、提高綜合管理能力。綜合管理能力實際上就是領(lǐng)導(dǎo)能力。

  (三)文德

  毫不回避地講,一些秘書且未還是一些能力較強(qiáng)的秘書,在走上領(lǐng)導(dǎo)崗位后,沒扛得住誘惑,把自己搭進(jìn)去了,葬送了一生,可悲可恨。這是正是文德喪失,甘愿把自己淪為利益輸送者的奴隸,而忘記了文秘的堅定信念、高尚信仰、底線定力和特性追求,拋棄了文秘身份時的擔(dān)當(dāng)堅守,反而通過文秘崗位的實踐把一些惡俗的潛規(guī)則內(nèi)化于心,還自鳴得意,更忘記了文秘職能是跟隨領(lǐng)導(dǎo)、代表組織執(zhí)鞭教化的工作大義。

  (四)文道

  文秘工作是對事物本質(zhì)規(guī)律的探尋,是對實體工作的運(yùn)籌把控,欣欣然于眾生中高人一籌,快人一拍,精人一作,使自己所調(diào)控范圍內(nèi)的實體工作迸發(fā)活力,而又老道沉著,近看是在認(rèn)真細(xì)致做實體工作,遠(yuǎn)看似乎又是在布局人生,問計圣言。

  三、創(chuàng)新和固化學(xué)習(xí)思考平臺

  文秘職業(yè)素質(zhì)的提升核心是進(jìn)行學(xué)習(xí)思考并取得厚重成果,這是一生的修煉,值得擁有。

  留下你的印跡。從呱呱墜地,人人宣告:世界,我來了,每個人都走上了一條不歸路,前行之中,有的人登山虎嘯,有的人越池長嘆,有的人在平直的大道地長驅(qū)直入,世界或因這個人的到來在震動、在吸納,也或許對這個人的出現(xiàn)無所感應(yīng),在行進(jìn)過程中或快或慢、或險或安、或善或惡,在時空之中,念天地這悠悠何處是己心安處,何處有你的印跡。遵循這一邏輯,一日三省吾身,不斷強(qiáng)壯自己的文臺,向前行,守軌跡,留印跡。這一過程異常艱辛,有智者需評估自身實力,科學(xué)設(shè)定和務(wù)實追逐理想目標(biāo),在學(xué)中寫,在學(xué)中悟,在悟中去彌補(bǔ)基礎(chǔ)知識的欠缺,使自己的體量不斷增大,使自己的雜質(zhì)不斷凈化,能夠輕松駕馭與本職工作相關(guān)的文字,最終形成文的具有自己特質(zhì)的元氣精華。

  申論和行測。公務(wù)員作為管理社會的主要群體和以文為管控手段的樣本,國內(nèi)外政府在長期實踐中,將申論和行測作為公務(wù)員基本功的考驗。文秘人員在訓(xùn)練過程中,當(dāng)然可以此為鑒,除了不定期下載考題進(jìn)行測試外,更應(yīng)據(jù)此加強(qiáng)各類基礎(chǔ)知識儲備,加強(qiáng)快速應(yīng)變思考能力建設(shè),在俯視與仰視世界中進(jìn)行人生的切換,游走在學(xué)林之中。古人一書難求,現(xiàn)代信息化社會加上云推知識手段的創(chuàng)造性革命,為愿學(xué)者提供了各種可能,在浩瀚的學(xué)海中,得知取舍、有側(cè)重,在張揚(yáng)中厚積,在神思中找到自己堅信的道路。通過這樣的反復(fù)訓(xùn)練,可以預(yù)見有志者事競成。

  向點滴之功要成長。于海量的信息面前,去盤算和估量這些信息想得怎么樣、寫得怎么樣、影響會怎樣,將每個信息記錄下來,并持之以恒、踏石留印,通過長期的磨礪,這些點滴積

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